一、目的
為了規(guī)范采購預(yù)付款請付程序，有效控制預(yù)付款風(fēng)險和引導(dǎo)預(yù)付款資金使用方向，也便于財務(wù)及時在sap系統(tǒng)中進行財務(wù)處理，使采購預(yù)付款賬外管理轉(zhuǎn)移到SAP系統(tǒng)管理，實現(xiàn)預(yù)付資金的系統(tǒng)監(jiān)管，開始啟用SAP預(yù)付款請求模塊。
二、范圍
SAP系統(tǒng)以采購訂單或收貨采購訂單形式的采購業(yè)務(wù)可以制作預(yù)付款請求。
三、 SAP系統(tǒng)中預(yù)付款基本操作程序
1、 采購部門首先在系統(tǒng)中制作“采購訂單”。
2、 采購擔(dān)當(dāng)只能基于“采購訂單”或者“收貨采購訂單”制作“預(yù)付款請求”，列明預(yù)付款的比例，預(yù)付款金額不能超過未來要開發(fā)票的總金額。
3、 采購擔(dān)當(dāng)打印預(yù)付請求明細，填寫借款單按照付款程序請批付款。（原做法：只填借款單，沒有列明預(yù)付物資明細及比例，并且在SAP系統(tǒng)中沒有記錄）。
4、 預(yù)付資金批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)銀行會計，銀行會計對外付款。
5、 銀行會計支付后，銀行付款水單回聯(lián)與前期單據(jù)轉(zhuǎn)材料會計，材料會計在收付款系統(tǒng)中-付款模塊基于“預(yù)付款請求”作系統(tǒng)操作，結(jié)果形成財務(wù)過賬。
6、 前期基礎(chǔ)工作：每個采購供應(yīng)商要設(shè)置“預(yù)付帳款”會計科目（財務(wù)設(shè)定總賬會計科目：預(yù)付帳款-人民幣、預(yù)付帳款-美元、預(yù)付帳款-歐元，SAP系統(tǒng)管理員負責(zé)更改業(yè)務(wù)伙伴主數(shù)據(jù)控制科目-應(yīng)付的預(yù)付定金）。
操作實例：
1、 基于采購訂單制作預(yù)付款請求（采購入庫 前）
第一步：制作采購訂單
第二步：制作預(yù)付款請求
此時采購訂單狀態(tài)不變：未清
第三步：采購請款
打印上表預(yù)付款請求明細，按照程序向財務(wù)申請付款。
第四步：財務(wù)付款和系統(tǒng)處理
2、基于收貨采購訂單的預(yù)付款請求（采購入庫后）
第一步：制作采購訂單（同上）
第二步：基于采購訂單制作收貨采購訂單，此環(huán)節(jié)由倉庫操作辦理入庫手續(xù)。
第三步：基于收貨采購訂單制作預(yù)付款請求
第四步：采購打印預(yù)付款請求明細向財務(wù)請款（同上）
第五步：財務(wù)付款和系統(tǒng)處理（同上），預(yù)付款請求單據(jù)變?yōu)榻Y(jié)算狀態(tài)。
“預(yù)付款請求”使用SAP系統(tǒng)中操作注意情況：
1、 采購訂單已經(jīng)執(zhí)行了入庫，該單據(jù)變成已結(jié)算狀態(tài)，則不能基于該采購訂單制作預(yù)付款請求。
2、 收貨采購訂單已經(jīng)轉(zhuǎn)為已結(jié)算狀態(tài)，則不能基于該單據(jù)制作預(yù)付款請求。因為該單據(jù)有可能手動取消或者形成應(yīng)付發(fā)票，在付款時應(yīng)基于發(fā)票支付即可。
3、 同一張采購訂單或者收貨采購訂單可以一次或多次制作預(yù)付款請求；也可以多張采購訂單或收貨采購訂單制作一次或多次預(yù)付款請求；在一張預(yù)付款請求單據(jù)上可以制作任何比例預(yù)付款。
4、 預(yù)付款請求在沒有變?yōu)榻Y(jié)算狀態(tài)之前可以進行內(nèi)容更改和手動取消或結(jié)算，結(jié)算或取消狀態(tài)后該單據(jù)不能更改，只能重做預(yù)收款請求；如果預(yù)收款請求作廢，要手動選擇取消，嚴禁在沒有付款的情況下手動結(jié)算。
5、 付款時可以根據(jù)整張預(yù)付款請求總金額付款，也可以根據(jù)部分金額付款，但財務(wù)只能根據(jù)該單據(jù)在收付款系統(tǒng)中進行一次預(yù)付款過賬，部分預(yù)付形成的過賬與前者存在區(qū)別，即未付部分自動轉(zhuǎn)為應(yīng)付借方紅數(shù)，成為帳戶付款，部分支付對未來應(yīng)付發(fā)票過賬不產(chǎn)生影響，但在未形成發(fā)票之前該伙伴的在會計科目重分類上應(yīng)付預(yù)付金額不實。
6、 預(yù)付請求如果付款結(jié)算后，該付款不能在對賬模塊中進行對賬操作；采購形成預(yù)付款請求在沒有付款前得知業(yè)務(wù)取消，采購擔(dān)當(dāng)要在系統(tǒng)中對預(yù)付款請求單據(jù)取消；如果預(yù)付款后該采購業(yè)務(wù)取消，貨款退回時由財務(wù)對原先的預(yù)付款選擇取消形成相反的過賬，然后再對預(yù)付款請求單據(jù)做取消處理。
7、 根據(jù)上述系統(tǒng)情況對于要求預(yù)付款的，財務(wù)原則要求每張收貨采購訂單或者收貨采購訂單只能制作一次預(yù)付款請求，并且預(yù)付金額不得超過該單據(jù)總金額的30%；付款金額需要和預(yù)付款請求單據(jù)金額一致，否則采購回系統(tǒng)改單；對于超過30%比率的應(yīng)謹慎，嚴禁一次性付清款項；為提高系統(tǒng)操作效率，對于系統(tǒng)預(yù)付款采購部需要確切的知道該業(yè)務(wù)肯定執(zhí)行，并且未來發(fā)票金額超過預(yù)付款；采購訂單取消后與之對應(yīng)的預(yù)收款請求在未付款前需要及時取消，已經(jīng)支付預(yù)付款的如果業(yè)務(wù)取消或者超過未來開票總額的，采購部要及時追回預(yù)付貨款。
四、應(yīng)付發(fā)票的形成和處理
1、 沒有預(yù)付款請求的，按照原定的程序制作應(yīng)付發(fā)票即可，但應(yīng)打開“總預(yù)付款”進行確認是否存在預(yù)付請求，以防漏選。
2、 如果存在預(yù)付款請求的在制作應(yīng)付發(fā)票是需要打開“總預(yù)付款”，出現(xiàn)“擬定的預(yù)付定金”對話框，在預(yù)付款類型選擇“預(yù)付款請求”，選中預(yù)付單據(jù)即可，該筆預(yù)付款在形成應(yīng)付發(fā)票時核銷。
3、 根據(jù)應(yīng)付發(fā)票制作應(yīng)付貸項憑證該預(yù)付請求一并沖回，并且應(yīng)付貸項總金額需要超過該單應(yīng)付發(fā)票的預(yù)付總額，否則不能形成過賬。
4、 如果在制作應(yīng)付發(fā)票是漏選“預(yù)付款請求”，只能對該付款取消沖回，同時對“預(yù)付款請求”作取消操作，財務(wù)再根據(jù)應(yīng)付發(fā)票按照相同金額制作賬戶付款。
操作實例：
1、 基于采購訂單制作預(yù)付款請求（采購入庫前）
第一步：制作采購訂單
第二步：在擬定的預(yù)付定金選擇預(yù)付款請求
結(jié)束形成應(yīng)付發(fā)票，扣除預(yù)付款后的余額形成賬戶付款。
應(yīng)付發(fā)票形成環(huán)節(jié)的要求：
1、 在做每一筆應(yīng)付發(fā)票時，需要打開總預(yù)付款，確認該筆應(yīng)付發(fā)票前期是否存在預(yù)付款情況，以防漏選預(yù)付款單據(jù)。
2、 在入庫環(huán)節(jié)出現(xiàn)退貨基于收貨采購訂單的情況下，可能會導(dǎo)致預(yù)付款金額超過應(yīng)付發(fā)票的金額，此時不能形成過賬，預(yù)付款金額需要小于整單發(fā)票金額，才能形成應(yīng)付發(fā)票過賬。
3、 采用“退貨補扣”形式形成的退貨單對應(yīng)付發(fā)票和預(yù)付款請求過賬不會產(chǎn)生影響，因為退貨補扣形成應(yīng)付貸項憑證，應(yīng)付發(fā)票金額會大于預(yù)付款金額。
4、 如果出現(xiàn)采購發(fā)票金額低于預(yù)付款請求的金額，財務(wù)在系統(tǒng)中不能形成應(yīng)付發(fā)票，要求采購補票至超過預(yù)付金額，因為做應(yīng)付發(fā)票時預(yù)付款金額不能更改。此情況表明公司多付貨款，采購部要對超額付款負責(zé)追討或補票。
5、 應(yīng)付預(yù)留發(fā)票不能使用預(yù)付款請求，即發(fā)票先到貨未到，此情況采用賬戶付款。
